اتوماسیون اداری

امروزه در سراسر دنیا،هر مدیر دانا و دور‌اندیشی به دنبال این است که بهره‌وری شرکت،سازمان و یا مؤسسه زیر نظر خود را تا حد امکان بالا ببرد. به همین منظور این مدیران از روش ها و راهکارهای جدید برای مدیریت فرآیندهای داخل سازمان استفاده می‌نمایند.
جهت اینکه یک مدیر موفق بتواند به جلو حرکت کند باید به اطلاعات صحیح سازمانی و آمارها به راحتی دسترسی داشته باشد و بر انبوه اطلاعات فرم‌ها، اسناد، مدارک و نامه‌‌ها از داخل سازمان خود و یا حتی از راه دور، مسلط باشد. این کار نیازمند ابزارهای نوین و البته متعددی می باشد.

پس از گذشت مدت زمانی کوتاه، در یک سازمان، شرکت و یا مؤسسه، به میزان قابل توجه ای دیتا و اطلاعات قابل بررسی تولید خواهد شد و بجای اینکه این داده ها سرمایه ای برای آن سازمان به حساب آیند، همانند غل و زنجیری به پای مدیران آن سازمان، حرکت آن ها را کندتر و کندتر می‌کند و فکر آنها را از آینده به حال معطوف می‌سازد.

مدیران برای رسیدن به بهره‌وری بالاتر، به این سمت روی آورده‌اندکه برای برخی از نیازهای سازمان خود (سیستم­ های اداری – مالی- مدیریت منابع انسانی- اطلاعات مدیریت و عملیات مکانیزه سازمانی) بسترهای اطلاعاتی آماده کنند تا سازمان خود را از سیستم های سنتیِ مبتنی بر کاغذ نجات دهند و به سمت سیستم های الکترونیکی و کامپیوتری یکپارچه راهنمایی کنند.

ارتباطات و مكاتبات اداری در  سازمان ها و  موسسه های تجاری و اقتصادی به شكلی اساسی متحول شده است و دیگر فرایندهای زمان بر پذیرفتنی نیستند. مشكلات فراوانی در روش های سنتی و دستی وجود دارد از جمله کندی گردش مكاتبات و پیگیری موثر  آنها، عدم کیفیت مناسب در مرحلة ثبت و نگهداری و بازیابی سوابق، نداشتن آرشیو مناسبی از مكاتبات، گردش ها و  پیگیری نامه ها و درخواست های متقاضیان و دیگر مدارک سازمانی و نظایر آن. از این رو بسیاری از سازمان ها، اداره ها و شرکت ها رو به ماشینی کردن این فرایندها نموده و از سامانه های معروف به اتوماسیون اداری استفاده می کنند تا با استفاده از آن بتوانند  سریعتر پاسخ گوی مسایل خویش باشند.

تعریف اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری به معنای یکپارچه‌سازی عملیات و امور اداری است؛ عملیات و اموری که با مدیریت اطلاعات در ارتباط هستند. ابزارهای زیادی برای اتوماسیون یا خودکارسازی عملیات موجود است و گسترش ابزارهای الکترونیکی مختلف رایانه‌ای و چاپگرها، دستگاه‌های کپی و … در مرکزیت بسیاری از پیشرفت‌های اخیر اتوماسیون اداری قرار دارند.ذخیره‌ی داده‌های خام، انتقال داده‌های الکترونیکی و مدیریت اطلاعات کسب‌وکار الکترونیک به پیشبرد فعالیت‌های پایه در اتوماسیون اداری کمک می‌کند.

تاریخچه اتوماسیون اداری نسل جدید از زمانی آغاز شد که دستگاه‌های نوشتن (تایپ) و کپی جایگزین فعالیت‌هایی شدند که با دست انجام می‌گرفت. این روزها اتوماسیون اداری تنها به ماشینی کردن فعالیت‌های دستی محدود نیست، بلکه با کمک آن می‌توان اطلاعات را به شکل الکترونیکی ردوبدل کرد.  اتوماسیون اداری را می توان این گونه تعریف کرد؛ استفاده از ابزارهای الكترونیكی در انجام فعالیت های دفتری برای افزایش سرعت و بهره وری بیشتر از آن ها. این سامانه، با سرعت به خودکارسازی فعالیت های اداری  می پردازد و از آن به منظور افزایش کیفی کردن کارها و هماهنگی های بیشتر بین بخش های مختلف داخلی یک سازمان، و برقراری ارتباطات بین سازمانی، استفاده  می شود تا مكاتبات را سرعت بخشد. امروزه این سامانه، به نقشی حساس در ادارات مدرن دست یافته است.

سيستم اتوماسيون اداري تحت وب یارا

پس از شروع به کار در يک سازمان به تسهيل، تسريع، تصحيح روش ها، شفافيت عملکرد و اطلاع رساني آني در همه امور و فرآيندهاي سازمان از جمله فرآيندهاي مکاتباتي مي پردازد. سيستم هايي که به طور مجرد به امر مکاتبات اداري اختصاص دارند، هر چند که در محدوده فعاليت خود کارآمد و مفيد باشند در اصطلاح اهل فن به آن ها سيستم دبيرخانه پيشرفته (بدون کاغذ) اطلاق مي گردد و در واقع فقط بخش کوچکي از وظايف يک سيستم جامع اتوماسيون اداري (امور مکاتباتی) را به عهده می گيرند .

اتوماسیون اداری تحت وب یارا به عنوان یکی از محصولات نسل جدید شرکت پژوهش و نوآوری، بستری مناسب و مطمئن جهت رسیدن به یک سازمان الکترونیک و بدون گردش کاغذ (Paperless) و مجموعه اطلاعات یکپارچه و قابل دسترس از سیستم‌های مختلف را مهیا می‌نماید. بر روی این بستر، علاوه بر قابلیت گردش مکاتبات؛ امکان ارائه‌ی سرویس‌های الکترونیکی به کارکنان سازمان و ارباب رجوع می‌باشد. همچنین قابلیت ایجاد ارتباط با دیگر نرم‌افزارهای سازمان مانند پورتال،مالی،کارگزینی،حضور و غیاب و انبار وجود دارد.

با توجه به تعريف فوق به پاره اي از ويژگي هاي«سيستم اتوماسيون اداري تحت وب یارا» محصول جدید شرکت پژوهش و نوآوري صنايع آموزشی مي پردازيم:

• کاهش یافتن مکاتبه های کاغذی و زمان انجام مکاتبات
• تسریع گردش اسناد درسطح سازمان
• از بین رفتن اشتباهات و خطاهای انسانی با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری به علت اتوماتیک شدن فرایندها
• کنترل کارتابل از هر نقطه که امکان اتصال به اینترنت باشد.
• قابلیت پشتیبانی از آخرین نسخه از پروتکل ECE را دارا می باشد.

امکانات

• امکان پیگیری ارجاع نامه‌ها از طریق جستجو درشماره، تاریخ، موضوع، نام دستگاه یا شخص (حقیقی وحقوقی) فرستنده، نام (حقیقی وحقوقی) گیرنده و …
• امکان پیگیری نامه وارده و روند حرکت‌ یک‌ نامه درتمام‌ واحدهای سازمان
• قابلیت ثبت، گردش، بایگانی و ارائه سوابق مکاتباتی
• ارتباط سیستم با سایر سیستم های عملیاتی بخش های مختلف سازمان نطیر مالی، دریافت پرداخت، کارگزینی، انبار، فروش، امور خریداران و …از طریق فرم های استاندارد
• نمایش تمامی ارجاعات و رونوشت ها در صفحه اصلی با امکان تفکیک آن ها
• نمایش امکانات جستجو در کنار لیست نامه ها بر جستجوی سریع
• امکان تشخیص نامه های مشاهده شده و تصویر آن
• وجود نوار ابزار کامل و کلیدهای میانبر برای دسترسی سریع به ابزار
• وجود ساختار درختی کارتابل برای هر دبیرخانه با امکان تفکیک نامه به صورت کارتابل، ارجاع شده، نامه داخلی و رونوشت و همچنین نمایش تعداد نامه های موجود در هر پوشه
• امکان تفکیک و پیگیری نامه های ارجاع شده بصورت نامه های که افراد بعدی روی آن ها اقدامی نموده اند یا خیر
• امکان مشاهده پاراف متنی و تصویری آخرین شخص ارجاع دهنده نامه به شما
• امکان بازنمودن Word:  از داخل فرم پیشنویس می توانند بدون نیاز ورود به نرمافزار، از داخل خود نرم افزار Word اقدام به تهیه نامه نمایند
• دارای زیر سیستم جامع مدیریت بر روی کلیه سطوح دسترسی کاربران و امکانات نرم افزار برای مدیران سیستم می باشد.
• رعایت استانداردهای تولید نرم افزارهای وب،یادگیری و بهره برداری از این سیستم را در کمترین زمان ممکن فراهم می سازد.
• در این سیستم سازمان ها کوچکترین محدودیتی در خصوص فرآیندهای جانشینی و تفویض پست های سازمانی و ادغام یا تجزیه واحد های سازمانی نخواهند داشت.
• امکان تعریف فرم های سازمانی به صورت الکترونیک و فرآیندهای مورد نیاز
• تعریف چند دبیرخانه و شماره گذاری اتوماتیک نامه و امکان اضافه کردن اسناد در هر دبیرخانه
• قابلیت گزارش گیری در بخش های مکاتباتی و غیر مکاتبات
• برقراری سطوح امنیتی : در« سیستم جامع اتوماسیون اداری یارا» با بکارگیری روش های رمزگذاری، ایجاد سپرهای امنیتی، الگوریتم های جداسازی و طبقه بندی مرتبط شرایطی مطمئن و قابل اتکا ایجاد شده است

شرکت پژوهش و نوآوری صنایع آموزشی مفتخر است سیستم اتوماسیون اداری را با هدف یکپارچه‌سازی و تسهیل عملیات و امور اداری سازمان و در نتیجه رسیدن به بهره‌وری بالاتر، خدمت اداره کل آموزش و پرورش برخی از استان‌ها، جامعه پزشکی استان کردستان و همچنین دانشگاه علوم پزشکی شهر سنندج عرضه نماید.