سیستم جامع دانش‌ آموزی(تحت وب)

در دوره کنونی و با در نظر داشتن اینکه بخش بزرگی از پیشرفت‌های بشری در گرو استفاده مناسب از فناوری اطلاعات می‌ باشد، می‌توان یکی از نشانه‌ های این پیشرفت را میزان بهره‌مندی افراد از خدمات الکترونیک دانست.
سیستم‌ های اطلاعاتی علاوه بر تامین نیازمندی‌های اطلاعاتی سازمان‌های ما، سبب تسهیل امور مربوط به ذی‌نفعان می‌شوند و البته در این میان یکی از گسترده‌ترین سازمان‌های اجتماعی، مدرسه است که با محوریت دانش‌آموز بنا شده و فلسفه وجودی آن ارائه سرویس و خدمات آموزشی به دانش‌آموزان است و یا در اصطلاح کلی‌تر تعلیم و تربیت.
این جامعه علاوه بر تمامی نیازهای عمومی به دلیل فسلفه وجودی مدارس نیازمند سامانه های اطلاعاتی خاص خود برای ثبت و گزارش‌گیری از رویدادهایی هستند که حول محور دانش‌آموز بنا شده و ماهیت پذیرفته است. از دیگر شاخص های این سازمان می توان به گستردگی آن اشاره کرد و البته لزوم پوشش دادن تنوع فرهنگی و قومیتی که در ایران وجود دارد.

با دانستن این مشخصات و البته تجربه 30 ساله شرکت پژوهش و نوآوری در ارائه خدمات سیستم های دانش آموزی و البته به سفارش وزارت آموزش و پرورش به یاری خداوند متعال سامانه جامع دانش آموزی تحت وب در ماه های پایانی سال 1396 به ثمر نشست و با همراهی بخش های مختلف وزارت آموزش و پرورش توانستیم ضمن استقرار آزمایشی سیستم مذکور در مناطق منتخب آموزش و پرورش، تاییدات فنی برای اجرای کشوری آن را در سال 1397بدست آوریم.

سیستم جامع دانش آموزی

طی سالیان اخیر سازمان ها برای دستیابی به سود بیشتر و باقی ماندن در دنیای كسب و كار، به اجرای پروژه ها و سیستم های مختلفی از جمله ERP ،MIS ،BPR ،6SIGMA ،TQM و… روی آورده اند.
در سال های اخير، سیستم های MIS مجتمع و یکپارچه به عنوان یکی از سیستم هایی که می تواند سودهای بالقوه ای برای سازمان ها ايجاد كند، بسیار مورد توجه قرار گرفته است.

مفهموم MIS در ساختار وزارت آموزش و پرورش با توجه به سطح گستردگی مدارس آن تحت عنوان “پروژه جامع دانش آموزی ” تعریف شده و در خصوص سیستم های موردنیاز برای اداره امور دانش آموزان مفهوم سیستم های مدیریت اطلاعات در قالب سیستم جامع دانش آموزی پیاده سازی شده است.

هدف

همانطور که گفته شد، هدف اصلی این پروژه تهیه یک سامانه جامع دانش‌آموزی در سطح کشور است که با محوریت دانش‌آموز، کلیه نیازمندی‌های مرتبط با آن را برطرف و خدمات متعددی از ارائه گزارشات متنوع بر اساس هوش تجاری تا انجام امور دفترداری را پشتیبانی می نماید.
این سامانه در حالت نهایی کاملاً یکپارچه بوده و جایگزین تمامی سامانه‌های مجزای کنونی می شود. این سامانه با استراتژی کلان آموزش ‌و پرورش هم­ راستا بوده و با توجه به دانش، مفاهیم، ابزار و تعاریف روز دنیا با پوشش‌دهی و الکترونیکی نمودن تمامی فعالیت های اجرائی و مدیریتی استراتژیک مورد نیاز در سطوح مختلف صف تا ستاد، توسعه داده می شود.
با این هدف تجزیه و تحلیل و طراحی عملیات سیستم جامع دانش آموزی آغاز و سپس پیاده سازی آن به عنوان یکی از زیر سامانه های تولیدی شرکت پژوهش و نوآوری، قرار گرفت.

نقشه راه در خصوص انجام این پروژه بر مبنای RFP اعلام شده از سوی وزارت آموزش و پرورش در نظر گرفته شده و با انطباق سند نیازمندی های تهیه شده با استفاده از مدل های مبتنی بر روش های نوین تولید نرم افزار تولید آن آغاز شده است.
سامانه جامع دانش آموزی به دلیل گستردگی فعالیت و لزوم پوشش تمامی مقاطع تحصیلی و رشته های گوناگون به یکی از سیستم های پیچیده بدل گشته و به دلیل پویایی ساختار آموزشی کشور ضمن در نظر گرفتن الزامات و اصلاحات قانونی کلیه فرآیندهایی که یک دانش آموز در طول دروه تحصیل خود طی خواهد نمود را شامل می گردد.
این سامانه به دلیل لزوم بکارگیری در بخش های مختلف آموزش و پرورش به زیر سامانه هایی که در تعامل با یکدیگر می باشند کار می کند و تصویر زیر به عنوان بخش بندی نمادین این سیستم ها  می تواند نشان‌گر تنوع آنها باشد.

همچنین این سامانه در طراحی خود دارای ارتباط هایی با سایر سامانه های غیر دانش آموزی وزارت آموزش و پرورش و همچنین سامانه هایی در  بیرون از محیط وزارت آموزش و پرورش می باشد .

انتقال داده‌ها از سیستم های قبلی و تجمیع و ایجاد یکپارچگی بین آنها در یک سيستم MIS از مراحل بسيار حساس پياده‌سازی است كه عموما منجر به مشكلاتي در پروژه مي شود،
به‌ طور نمونه عدم همخوانی ساختار داده ها در سیستم های قبلی با سامانه جدید بخشی از این مشکلات است ولی در نهایت این تجمیع اطلاعات، ارزش افزوده و مزایای زیادی را برای همه ذی نفعان در پی خواهد داشت.
از جمله این مزایا می توان به موارد زیر اشاره نمود:

  • یکپارچه سازی اطلاعات و سیستم های عملیاتی( یکپارچگی اطلاعات بین سامانه بکفا، اطلاعات واحدهای سازمانی و مشخصات آن ها، برای مثال اگر یک واحد سازمانی منحل شود در سیستم دانش آموزی نیز بلافاصله آن واحد منحل می شود)
  • تغییر شیوه های سنتی انجام فعالیت ها با شیوه های نوین
  • تسهیل و ساده کردن فرآیندهای کاری در مدارس و ستاد
  • افزایش تعامل و همکاری اولیا و مربیان
  • توسعه کمیت و کیفیت خدمات به ارباب رجوع
  • کاهش زمان ارائه خدمات و تسریع در انجام فعالیت های مدرسه
  • ارتقاء کیفیت یادگیری دانش آموزان از طریق کاربرد ابزار های نوین آموزشی

لازم به ذکر است طراحی و تولید چنین سامانه هایی، دارای پروسه و روال هایی است که باید در آن فرآیندهای كسب وكار و روش های سیستمی با یکدیگر تطبیق داده شوند و لذا در این راه حتی در برخی موارد سازمان ها مجبور به تغییر فرآیندهای كسب و كار خود می شوند.
استفاده از مشخصه های BPR در جهت بازمهندسی فرآیندهای جاری، تغییر، بهینه سازی و یا حذف برخی از فرآیندها و روال های کاری می تواند مفید باشد.
در صورت عدم درنظر گرفتن این اصل ، ادامه روال های اجرایی و فرآیندها اشتباه و نادرست در قالب سامانه جدید نه تنها ارزش افزوده ای برای سازمان ایجاد نمی نماید، بلکه باعث هدر رفتن هزینه و منابع می گردد.
با در نظر گرفتن این عوامل ، طراحی و پیاده سازی پروژه ها، با محوریت سیستم های دانش آموزی ویندوزی مستقر در مدارس آغاز شد. و انتقال سوابق دانش آموزان از سنوات گذشته نیز در این سامانه جدید صورت پذیرفته است. همچنین تولید سامانه فاینال که به صورت یکپارچه و مجتمع با سامانه دانش آموزی در ارتباط است نیز در دست اقدام می باشد. در طراحی و پیاده سازی سیستم جدید سعی گردید این اصول در نظر گرفته شود،
لازم به توضیح است گام برداشتن در چنین راهی مستلزم همکاری ، همراهی و پشتیبانی و حمایت عوامل کارفرما در روند اجرایی است و بدون داشتن این چنین رویکردی این موارد به عوامل بازدارنده مبدل می گردد.

مزیت های رقابتی و امکانات سامانه جدید:

پراکندگی، گستردگی و عملکرد متفاوت سامانه‌های موجود در آموزش ‌و پرورش مشکلات زیادی را رقم زده است. این امر از آنجا ناشی شده است که با توجه به نیازهای متفاوت، هر بخشی از سازمان دارای نرم افزارها و برنامه های جداگانه ای است که متناسب با نيازهای خود ساخته شده و آن گونه که آن بخش نياز دارد کار می کند.
ولي در سیستم جدید سعي در ترکيب این نرم افزارها و برنامه ها و ايجاد يک سامانه يکپارچه که دارای بانک اطلاعاتی واحدی می باشد، شده است. در ادامه به برخی از مهم‌ترین موارد موجود اشاره شده است:

  • رفع مشکلات مربوط به عدم یکپارچگی اطلاعات
  • رفع مشکلات مربوط به تعریف نظام‌های آموزشی و تغییرات متعدد در آن
  • رقع مشکلات مربوط به جعل
  • پرونده‌های جامع دانش‌آموزی
  • امکان رصد افراد از بدو ورود به سامانه

امکانات دیگری که این سامانه تولید شده در اختیار ذی نفعان قرار می دهد عبارت است از:

۱. یکپارچه بودن پرونده دانش آموزی (به همراه فیلدهای اطلاعاتی مورد نیاز در خصوص دانش آموزان مانند اطلاعات مشخصات فردی، وضعیت جسمانی، وضعیت پزشکی ، اطلاعات سرپرست،افتخارات کسب شده توسط دانش آموز و…)

۲. ثبت نام( بر اساس دستورالعمل های ثبت نام و روال های ارتقاء پایه)

۳. مدیریت کلاس‌ها و دروس و انتخاب واحد ( بر اساس استانداردها و دستورالعمل ها)

۴. کلاس‌بندی( به گونه ای که این بخش با سامانه نوسازی مدارس جهت رعایت استانداردها و قوانین مرتبط با فضای آموزشی، تغییر کاربری اتاق‌ها، درخواست تجهیزات و تعمیرات مرتبط به فضا و غیره تعامل دو سویه دارد.)

۵. ارزشیابی دانش‌آموز( ثبت نمرات و ارزشیابی دانش آموزان از طریق خود معلم ها صورت می گیرد و امکان تفویض ورود نمرات در صورت عدم دسترسی معلم به سامانه ).

۶. چاپ کارنامه دانش آموزان

۷. کنترل و نظارت(سامانه امکان کنترل و نظارت بر عملکرد کاربران در سامانه و رهگیری کلیه تغییرات از طریق ثبت سوابق بر پرونده‌های مختلف را دارد.)

۸. گزارشات مدیریتی( به شکلی که مسئولین در هر سطح سازمانی اعم از منطقه ، استان، ستاد می توانند آمار دقیقی از وضعیت موجود را مشاهده نمایند برای مثال تعداد کلاس ها، تعداد دانش آموزان، رنج سنی دانش آموزان و… و گزارشات موردنیاز در سطوح مدارس در مقاطع مختلف که گاها برخی از آن ها توسط سیستم های جانبی که متحمل هزینه برای مدارس می‌شده‌است، در این سامانه قرار داده شده است.

avatar

آخرین اخبار